Vous avez un projet de dématérialisation ?

Attention, dématérialiser ses dossiers n'est pas sans conséquence !

L'enjeu est d'être en mesure de garantir l'authenticité et la valeur probatoire des versions numériques de vos dossiers. 

L'article 1379 du Code civil précise : « la copie fiable a la même valeur probante que l’original […] Est réputée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat. »

En application de cet article, le décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016 précise les conditions à mettre en œuvre pour que la copie numérique soit présumée fiable. Il s'appuie sur les normes NF Z 42-026 (numérisation fidèle) et Z 42-013 (archivage électronique).

En résumé, un document fiable est : 

• fidèle à l'original (une procédure de numérisation stricte est à mettre en place) ;
• pérenne dans le temps parce que son cycle de vie est géré et son archivage prévu dès sa création.

Si ces conditions ne sont pas remplies, le document ne restera qu’une copie… non recevable en cas de contentieux ou de contrôle, ce qui peut coûter cher...

Prenez contact avec les Archives départementales en amont du projet afin de tout prévoir avant qu’il ne soit trop tard.