Tarifs de recherches, reproduction et mise à disposition
La prestation inclut la recherche, la reproduction et la mise à disposition.
La recherche
Les Archives départementales n’effectuent pas de recherches à la place des usagers, sauf dans le cas de démarches administratives ou juridiques selon les tarifs de recherches suivants :
Recherche simple (entre 30 minutes et 1 heure) 15 € ;
Recherche complexe (au-delà d’une heure) 26 € l’heure.
La prestation ne peut être réalisée que si les références fournies par le demandeur sont suffisamment précises. Les demandes doivent être compatibles avec la limite des possibilités techniques et humaines du service et l’état de conservation des documents.
Les documents non encore communicables au public selon le Code du Patrimoine ne peuvent pas faire l’objet d’une demande de recherche sauf s’ils sont communicables aux intéressés, voire aux tiers mandatés. Dans ce cas, les demandes doivent être accompagnées d'un justificatif d'identité (copie de la pièce d'identité) ou du mandat. C'est notamment le cas pour les jugements et les enquêtes judiciaires de moins de 75 ans, pour tous les dossiers individuels, qu'il s'agisse d'un dossier de personnel, d'un dossier de pupille ou d'un dossier médical.
La reproduction
Tout lecteur désireux de reproduire lui-même des documents peut le faire à l’aide de son propre matériel (appareil photographique ou téléphone portable), sans flash ni contact avec le document et en manipulant les documents avec précaution.
Pour des raisons de conservation, la photocopie est généralement interdite. Cependant, une tolérance peut être accordée de 1 à 30 pages par mois et par lecteur, si l’état des documents le permet. Elle est accordée à titre gracieux.
Les Archives départementales ne réalisent pas de photocopies ni d’impressions de documents accessibles en ligne sur son site internet.
Les numérisations sont effectuées pour des documents dont les dimensions sont inférieures à 60 x 85 cm (format A1) et dont l’état de conservation le permet. Les prises de vue numériques sont réalisées en couleur dans des formats communs (jpeg, tiff et pdf) et en haute résolution.
Cas particuliers
Minute notariale
Indiquer le nom de l’étude ou du notaire, la date de l’acte et, si possible, la nature de l’acte (bail, testament, contrat de vente, contrat de mariage…) et le nom des parties.
Relevé de succession ou fiche-décès de l’Enregistrement
Indiquer les nom et prénom(s) de la personne, sa date de décès et son dernier domicile.
Transcription hypothécaire
Indiquer l’arrondissement, les numéros du volume et de l’acte. Au-delà de 1956, s’adresser à l’administration fiscale compétente.
Jugement
Indiquer le tribunal, la date précise du jugement et le ou les noms des personnes concernées.
La mise à disposition
La prestation inclut l’envoi des documents numérisés par courriel ou serveur de transfert.
Documents numérisés diffusés sur le site internet des Archives départementales
Il est possible de télécharger gratuitement les images en fichier .jpg sur le site des Archives départementales de l’Allier. Si une extraction groupée est souhaitée par le demandeur, des frais d’extraction des données seront facturés :
Nombre de vues Frais d’extraction
De 1 à 100 vues Gratuit
De 101 vues à 500 vues Forfait : 15,00 €
De 501 vues à 1 000 vues Forfait : 26,00 €
De 1 001 vues à 5 000 vues Forfait : 52,00 €
L’extraction des données ne peut être réalisée que sur fourniture, par le demandeur, d’une liste précise, valide et exhaustive des données à extraire, y compris en cas de demande de fourniture de données en masse : référence, description et nombre de vues.
Documents numérisés non diffusés
Les reproductions numériques préexistantes de documents d’archives librement communicables déjà numérisés mais non diffusés sur le site internet des Archives départementales sont fournies gratuitement (dans la limite de 5 000 images).
Documents en grand nombre (plus de 5 000 images)
La mise à disposition des images numérisées peut donner lieu à la perception de frais dans les cas où la demande porte sur plus de 5 000 images. La tarification tient compte des opérations techniques à la charge du département (extraction de données, compression et transfert de fichiers, …). Elle est calculée sur la base d’un taux horaire de 26 € et fait l’objet d’un devis préalable.
Modalités de mise à disposition de reproductions numériques
La fourniture des reproductions numériques par les Archives départementales de l’Allier se fait selon les modalités suivantes :
- jusqu’à 10 Mo maximum : envoi par courrier électronique (sous réserve des capacités de la messagerie électronique du demandeur) ;
- jusqu’à 5 Go maximum : mise à disposition des données sur la plateforme de transfert de fichiers volumineux du Conseil départemental de l’Allier ;
- au-delà de 5 Go de données, le demandeur devra acquérir et fournir par ses propres moyens aux Archives départementales un support de stockage neuf adapté aux données considérées, pour que la copie des données demandées puisse être réalisée. Le cas échéant, le demandeur assumera le coût des frais de transport.
Délibération du Conseil départemental de l'Allier CD-juin 2025-18-85