Votre service déménage ou évolue, que faire ?

Un déménagement d’archives, ça se prépare !

N’attendez pas la dernière minute ! La planification du déménagement en amont est très importante afin de ne pas rompre la chaîne de l’information et de disposer rapidement des archives pour l’instruction des dossiers. 

Comment faire ?

- Remplacez les boîtes d’archives déjà fragiles ou mal en point qui pourraient s’abîmer au cours du transport.
- Identifiez les différents ensembles (même affaire, même catégories de documents, etc.) pour déterminer précisément un emplacement d’arrivée.
- Faites un suivi du déménagement : identifiez un responsable du suivi et notez tous les problèmes rencontrés.
- Dans l’idéal, établissez une liste précise des dossiers déménagés dans le nouveau local avec leur emplacement.

💡Astuce : Pour faciliter le suivi, numérotez les étagères et leurs tablettes pour affecter à chaque ensemble une « adresse ».

Transfert de missions, et les archives dans tout ça ?

Un changement de l’organigramme, un transfert de compétences ou la fin d’une délégation de service public ne concernent pas seulement les personnels ou les locaux,  ils concernent également les archives. Pensez toujours à prévenir les Archives départementales pour le suivi de vos versements !

La gestion des archives courantes et intermédiaires est vitale pour la continuité de l’action publique.

Les dossiers nécessaires à l’instruction des affaires par le service héritier du transfert de compétences doivent faire l’objet d’un récolement (c’est-à-dire une liste des dossiers) précis et d’une remise au nouveau service.

Dans le cas d’un transfert de compétence à un autre service de l’État : se référer à la circulaire DPACI/RES/2009/007 du 23 mars 2009 relative à la gestion des archives dans le cadre de la réforme de l'organisation des services territoriaux de l'État. 

Dans le cas d’un transfert de compétence à une collectivité territoriale (processus de décentralisation) : se référer à la circulaire DPACI/RES/2005/014 du 29 juillet 2005 pour les archives transférées à une collectivité territoriale.