Gérer mes archives au quotidien
Vous êtes responsable de vos archives
Les archives ont un double rôle :
- Elles sont la mémoire des actions et des politiques menées par l’administration ;
- Elles servent de preuves et garantissent les droits des citoyens.
Toute administration est tenue de conserver les documents qu'elle reçoit et qu'elle produit dans l'exercice de ses attributions. Les archives appartiennent au domaine public, elles sont donc imprescriptibles et inaliénables.
De ce fait, elles ne peuvent être détruites sans le visa du directeur des Archives départementales.
Les archives à conserver définitivement sont, à terme, versées aux Archives départementales.
Les archives, c’est quoi ?
Tout document, papier ou numérique, est considéré comme une archive dès sa création. La vie des archives se découpe en 3 âges.
1er âge, les archives courantes
Ce sont vos dossiers en cours, conservés dans les bureaux ou sur les serveurs.
2e âge, les archives intermédiaires
À l'issue de leur durée d'utilité courante, il conserve, pendant un certain temps, une valeur juridique (en cas de contrôle ou de recours) ainsi qu’une valeurstratégique ou informative (mémoire immédiate du service). Il est donc conservé, pendant un temps, à proximité du service qui l’a produit.
Ces 2 âges constituent la « Durée d’utilité administrative » (DUA).
3e âge, les archives définitives ou historiques
A l’issue de tout délai de contrôle ou de recours, le dossier peut :
- être éliminé après visa du directeur des Archives départementales ;
- être versé aux Archives s'il a une valeur stratégique, juridique ou historique.
Retrouvez toutes les modalités pratiques de versement et d’élimination dans les rubriques suivantes.
Et tous les fichiers du serveur ?
Le classement et le tri des fichiers bureautiques est un véritable casse-tête. Quelle est la bonne version ? Que faut-il garder ou supprimer ?
Une règle : les fichiers sont des archives ! Il n'est pas possible de détruire un fichier "original" sans avoir obtenu le visa du directeur des Archives départementales.
Les Archives départementales peuvent vous aider à mettre en place des règles de gestion pour maîtriser la masse : plans de classement, règles de nommage des fichiers, métadonnées sur le cycle de vie, choix de formats pérennes.
Comment savoir ce qui est à détruire ou à verser ?
Les Archives départementales sont là pour construire avec vous un tableau de tri qu’on appelle « tableau de gestion » dans notre jargon d’archivistes. Ensemble, nous pouvons lister vos missions, les activités qui en découlent et les documents qui sont produits ou reçus pour chaque activité. Pour chaque type de document une DUA est fixée en fonction des délais de recours et un « sort final » est déterminé. Des circulaires encadrent ce travail et vous donnent déjà des indications très utiles.
💡Astuce : lorsque votre dossier se clôt, indiquez tout de suite dessus s’il est à verser aux Archives (lettre C comme conservation) ou à détruire (lettre D comme destruction) en précisant la date de destruction possible. Ne rangez pas dans les mêmes boîtes les dossiers à conserver et ceux à détruire, cela vous évitera de longues heures de tri !