Vous souhaitez détruire des documents ou des fichiers ?
D’abord, on appelle les Archives !
La première chose à faire est de prendre contact avec l’équipe Collecte des Archives départementales.
Les agents de cette équipe viendront sur place déterminer avec vous
- La durée d’utilité administrative de vos dossiers
- Les modalités de tri (ce qu’il faut éliminer, ce qu’il faut verser)
Vous pouvez appeler les Archives au 04 70 20 01 40 et demander Clotilde Fleury ou Pierre Taillandier ou encore, leur envoyer un mail (fleury.c@allier.fr ou taillandier.p@allier.fr)
Détruire des archives publiques
La procédure d'élimination est très réglementée en raison, bien entendu, de son caractère irréversible. Elle prévient donc de toute destruction abusive ou malencontreuse de documents publics.
Il est strictement interdit de détruire des archives publiques sans avoir reçu au préalable le visa du directeur des Archives départementales sous peine de poursuites judiciaires (Code pénal, art. 432-1 et 432-15).
Cette réglementation est valable pour les Archives papier mais aussi pour les archives électroniques qui ne sont pas des double de dossiers papier.
Comment faire ?
Au préalable, il vous faut remplir ce bordereau d’élimination [modèle à télécharger ici] en indiquant :
- La description des dossiers
- Les dates des dossiers
- Le métrage linéaire.
La description doit être suffisamment explicite pour que les archivistes comprennent de quelle activité il est question et quels sont les documents présents dans ces dossiers.
Pour vous aider dans cette tâche, consultez la fiche explicative ici [doc à télécharger]
La destruction physique ne peut être faite qu’après le retour de votre bordereau visé par le directeur des Archives départementales. C’est alors lui qui endosse la responsabilité de la destruction.
Si vous faites appel à un prestataire, celui-ci devra vous fournir un certificat de destruction afin de garantir que des données parfois sensibles ne se promènent pas dans la nature.
Les agents du conseil départemental doivent faire une demande dans ISILOG afin que la DBL prenne en charge la destruction physique. Ils devront également fournir un certificat.